Privatlivspolitik
Her beskriver vi, hvornår Orlavo selv er dataansvarlig, og hvornår vi alene behandler oplysninger på vegne af din arbejdsgiver.
Senest opdateret 14. oktober 2026
1. Hvem har ansvaret?
Orlavo er dataansvarlig for oplysninger om besøgende, kundehenvendelser, virksomhedens administratorer, kontosikkerhed og abonnement.
Afventer: juridisk virksomhedsnavn, CVR-nummer og virksomhedsadresse
Når din arbejdsgiver bruger Orlavo til et konkret barselsforløb, er arbejdsgiveren dataansvarlig. Orlavo er databehandler og må kun behandle oplysningerne efter arbejdsgiverens dokumenterede instrukser og den indgåede databehandleraftale.
Spørgsmål om selve barselssagen, rettelse, indsigt eller sletning skal derfor som udgangspunkt rettes til arbejdsgiveren. Spørgsmål om Orlavos egen behandling kan sendes til privacy@orlavo.dk. Generelle henvendelser kan sendes til info@orlavo.dk.
2. Hvilke oplysninger behandler vi?
Besøgende og potentielle kunder
Vi kan behandle tekniske driftsoplysninger, IP-adresse, tidspunkt, viste sider, browseroplysninger og de kontaktoplysninger, du selv sender til os. Formålet er sikker drift, fejlsøgning, besvarelse af henvendelser og udvikling af tjenesten.
Administratorer og andre virksomhedsbrugere
Vi behandler navn, arbejdsmail, virksomhedstilknytning, login- og MFA-oplysninger, sikkerhedshændelser, brugerrolle, abonnementsoplysninger og supporthistorik. Behandlingen er nødvendig for at levere aftalen, beskytte kontoen og opfylde relevante retlige forpligtelser.
Medarbejdere i et barselsforløb
På arbejdsgiverens vegne kan vi blandt andet behandle navn, privat- og arbejdsmail, medarbejder-ID, ansættelsesforhold, familietype, antal børn, termin eller modtagelsesdato, faktisk fødselsdato, barselsperioder, lønvilkår, overdragelse mellem forældre, kommentarer, godkendere, dokumenter og hændelseslog.
Oplysninger om graviditet, helbred eller familieforhold kan være følsomme eller på anden måde beskyttelsesværdige. Arbejdsgiveren fastlægger behandlingsgrundlaget efter databeskyttelsesforordningens artikel 6 og, hvor relevant, artikel 9. Orlavo bruger ikke oplysningerne til reklamer eller selvstændig profilering.
3. Hvor kommer oplysningerne fra?
Oplysningerne kommer fra virksomhedens administrator, den inviterede medarbejder, de valgte godkendere samt automatisk registrerede sikkerheds- og systemhændelser. Invitationsmails er udformet, så de ikke behøver indeholde detaljer om selve barselsplanen.
4. Modtagere og leverandører
Orlavo anvender betroede leverandører til at drive tjenesten. De får kun de oplysninger, der er nødvendige for deres opgave:
| Leverandør | Formål | Oplysningstyper |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting, levering og tekniske driftslogs | Tekniske forespørgsler og applikationsdata under drift |
| Supabase | Database og privat fillagring | Konto-, sags- og dokumentdata |
| Resend | Transaktionsmails | Modtager, emne og nødvendigt mailindhold |
| Stripe | Abonnement og betaling | Virksomheds-, kontakt- og betalingsoplysninger; ikke barselsplaner |
| one.com | Modtagelse og opbevaring af henvendelser til Orlavos mailkonti | Afsender, modtager og indhold, som afsenderen vælger at sende |
Hvis en leverandør behandler oplysninger uden for EU/EØS, skal overførslen være dækket af et gyldigt overførselsgrundlag, eksempelvis en tilstrækkelighedsafgørelse eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser. Den endelige leverandør- og overførselsoversigt færdiggøres før lancering.
5. Hvor længe gemmes oplysningerne?
Når arbejdsgiveren er dataansvarlig, følger Orlavo arbejdsgiverens dokumenterede instrukser. Tabellen nedenfor er Orlavos standardinstruks. Arbejdsgiveren kan instruere Orlavo om kortere frister, når det er foreneligt med arbejdsgiverens egne forpligtelser. En længere frist kræver en dokumenteret instruks og et gyldigt formål og retsgrundlag.
| Kategori | Orlavos standardfrist |
|---|---|
| Uaktiveret kladde | Slettes efter 90 dages inaktivitet. |
| Annulleret eller fejloprettet sag | Kan gendannes i 30 dage og slettes derefter permanent. |
| Aktiv barselssag | Opbevares, mens forløbet er aktivt og nødvendigt for den aftalte tjeneste. |
| Arbejdsdata efter afslutning | Kommentarer, påmindelser, midlertidige adgangslinks, sessionsdata, notifikationshistorik, kladder, ekstra fritekst og arbejdskopier af dokumenter slettes eller anonymiseres senest 12 måneder efter den sidste planlagte fraværsdag. |
| Reduceret sagsarkiv | Den endelige aftale, centrale datoer og planoplysninger, godkendelsestidspunkt og godkender, anvendt politikversion samt et begrænset revisionsspor opbevares som standard i 5 år efter den sidste planlagte fraværsdag. Derefter slettes sagen. Kun uigenkaldeligt anonym statistik kan bevares. |
| Supporthenvendelser | Slettes eller anonymiseres 12 måneder efter, at henvendelsen er afsluttet. |
| Salgshenvendelser | Slettes 12 måneder efter den seneste meningsfulde kontakt, medmindre der er indgået et kundeforhold. |
| Inaktiv virksomhedsbruger | Deaktiveres efter 24 måneders inaktivitet efter forudgående varsel. Tilknyttede kundedata følger Kundens instrukser og de øvrige frister i denne tabel. |
| Sikkerheds- og revisionslogs | Opbevares som udgangspunkt i 12 måneder. Dokumentation for en alvorlig sikkerhedshændelse kan opbevares i op til 24 måneder. |
| Betalings- og regnskabsmateriale | Opbevares i 5 år fra udgangen af det relevante regnskabsår, når bogføringslovgivningen kræver det. Stripe modtager ikke barselsplaner. |
Ved kundeforholdets ophør har Kunden som standard 30 dage til at eksportere sine data. Kundedata fjernes derefter fra de aktive produktionssystemer senest 60 dage efter ophøret, medmindre Kunden har givet en anden lovlig instruks, eller lovgivningen kræver fortsat opbevaring.
Rester i leverandørernes sikkerhedskopier forsvinder efter den dokumenterede, løbende backupcyklus og er ikke tilgængelige i den almindelige drift. Hvis oplysninger er nødvendige for en konkret tvist, sikkerhedshændelse eller et retskrav, kan den relevante og begrænsede del opbevares, indtil sagen er afsluttet eller kravet er forældet. Adgangen begrænses i denne periode.
6. Dine rettigheder
Afhængigt af situationen kan du have ret til indsigt, rettelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse. Når arbejdsgiveren er dataansvarlig, hjælper Orlavo arbejdsgiveren med at besvare anmodningen. Du kan også klage til Datatilsynet.
7. Sikkerhed
Orlavo anvender blandt andet krypteret transport, adgangskodehashing, valgfri MFA, sikre sessionscookies, rolle- og virksomhedsadskillelse, private dokumenter, hændelseslog og begrænset adgang efter arbejdsbehov. Sikkerheden vurderes og forbedres løbende.
8. Cookies og trafikmåling
Orlavo bruger nødvendige cookies til login, sikkerhed og sessioner. Vi har på tidspunktet for denne version ikke aktiveret markedsføringscookies eller almindelig besøgsanalyse. Hostingplatformen registrerer nødvendige tekniske forespørgsler til drift, sikkerhed og fejlsøgning. Hvis besøgsanalyse senere aktiveres, opdaterer vi denne politik først og beskytter personlige invitationslinks mod registrering.
9. Ændringer og kontakt
Vi opdaterer politikken, når tjenesten, leverandørerne eller lovgrundlaget ændres. Væsentlige ændringer kommunikeres til kunderne.
Arbejdsgivere kan læse Datatilsynets vejledning om rollefordelingen mellem dataansvarlig og databehandler.