Databehandleraftale – udkast
Aftalen beskriver Orlavos behandling af personoplysninger på kundens vegne og er struktureret efter GDPR artikel 28 og Datatilsynets standardbestemmelser.
Senest opdateret 14. oktober 2026
1. Parterne og aftalens status
Dataansvarlig: Kunden som angivet i hovedaftalen (“Kunden”).
Databehandler: Orlavo – Afventer: juridisk virksomhedsnavn, CVR-nummer og adresse.
Databehandleraftalen er en del af hovedaftalen om brug af Orlavo. Ved modstrid om behandling af personoplysninger har denne aftale forrang. Kunden fastlægger formål og hjælpemidler; Orlavo behandler alene personoplysninger efter dokumenterede instrukser.
2. Formål, karakter og varighed
Formålet er at levere en platform til administration af barselsforløb, herunder invitation, planlægning, beregning, godkendelse, dokumentation, notifikation og sikker historik. Behandlingen omfatter indsamling, registrering, strukturering, beregning, opbevaring, visning, kommunikation, eksport, begrænsning og sletning.
Behandlingen varer, mens hovedaftalen består, og derefter kun i den periode, der kræves for kontrolleret returnering eller sletning samt eventuelle lovkrav.
3. Dokumenterede instrukser
Hovedaftalen, denne aftale, Kundens konfiguration og lovlige handlinger i platformen udgør instrukserne. Orlavo orienterer Kunden, hvis en instruks efter Orlavos vurdering strider mod databeskyttelsesreglerne. Yderligere instrukser dokumenteres skriftligt og kan medføre betaling, hvis de ligger uden for den aftalte tjeneste.
4. Fortrolighed og sikkerhed
Personer med adgang til oplysningerne skal være underlagt fortrolighed og kun have adgang efter arbejdsbetinget behov. Orlavo gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter risikoen, jf. Bilag B.
5. Bistand til Kunden
Under hensyn til behandlingens karakter bistår Orlavo med passende foranstaltninger, så Kunden kan besvare registreredes anmodninger. Orlavo bistår også med sikkerhed, brud, konsekvensanalyser og forudgående høring i det omfang, oplysningerne og tjenesten gør det muligt.
6. Brud på persondatasikkerheden
Orlavo underretter Kunden uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud, der berører Kundens oplysninger. Underretningen indeholder tilgængelige oplysninger om karakter, berørte kategorier, sandsynlige konsekvenser og iværksatte eller foreslåede foranstaltninger. Oplysninger kan gives trinvist.
7. Sletning og returnering
Orlavo følger slettefristerne i Bilag A som Kundens standardinstruks. Kunden kan give dokumenteret instruks om kortere frister. En længere frist kræver et dokumenteret, lovligt formål og retsgrundlag, som Kunden er ansvarlig for.
Ved hovedaftalens ophør kan Kunden i en standardperiode på 30 dage eksportere sine data. Orlavo sletter derefter Kundens personoplysninger fra aktive produktionssystemer senest 60 dage efter ophøret, medmindre Kunden vælger en tidligere sletning, giver en anden lovlig instruks, eller EU-ret eller dansk ret kræver fortsat opbevaring.
Oplysninger, som fortsat findes i sikkerhedskopier, slettes gennem underdatabehandlerens dokumenterede, løbende backupcyklus og må ikke gendannes til almindelig drift, medmindre det er nødvendigt for beredskab eller retablering. Gendannede data omfattes igen af de gældende sletteinstrukser.
8. Kontrol og revision
Orlavo stiller nødvendige oplysninger til rådighed for at dokumentere overholdelse. Kunden kan gennemføre eller lade gennemføre en rimelig revision med passende varsel, fortrolighed og hensyn til andre kunder. Parterne aftaler først, om dokumentation og tredjepartsrapporter kan opfylde behovet.
9. Underdatabehandlere
Kunden giver generel skriftlig godkendelse til underdatabehandlerne i Bilag C. Orlavo varsler planlagte tilføjelser eller udskiftninger, så Kunden kan gøre saglig indsigelse inden ændringen. Orlavo pålægger underdatabehandleren mindst de samme databeskyttelsesforpligtelser og hæfter efter GDPR for dennes opfyldelse.
10. Tredjelandsoverførsler
Orlavo må kun overføre eller give adgang til personoplysninger uden for EU/EØS efter Kundens dokumenterede instruks og med gyldigt overførselsgrundlag. Relevante lande, leverandører, mekanismer og supplerende foranstaltninger anføres i Bilag C.
Bilag A – Behandlingen
| Registrerede | Kundens administratorer, HR, ledere, godkendere, medarbejdere og eventuelle andre kontaktpersoner i et barselsforløb. |
|---|---|
| Almindelige oplysninger | Navn, mail, medarbejder-ID, rolle, ansættelsesforhold, datoer, barselsperioder, lønvilkår, kommentarer, notifikationer, dokumenter og hændelseslog. |
| Følsomme oplysninger | Oplysninger, som direkte eller indirekte kan vedrøre graviditet, helbred eller andre særligt beskyttelsesværdige familieforhold. |
| Hyppighed | Løbende, når Kunden og de inviterede brugere anvender tjenesten. |
| Uaktiverede kladder | Slettes efter 90 dages inaktivitet. |
| Annullerede eller fejloprettede sager | Kan gendannes i 30 dage og slettes derefter permanent. |
| Aktive sager | Opbevares, mens forløbet er aktivt og nødvendigt for den aftalte tjeneste. |
| Arbejdsdata efter afslutning | Kommentarer, påmindelser, midlertidige adgangslinks, sessionsdata, notifikationshistorik, kladder, ekstra fritekst og arbejdskopier af dokumenter slettes eller anonymiseres senest 12 måneder efter den sidste planlagte fraværsdag. |
| Reduceret sagsarkiv | Den endelige aftale, centrale datoer og planoplysninger, godkendelsestidspunkt og godkender, anvendt politikversion samt et begrænset revisionsspor opbevares som standard i 5 år efter den sidste planlagte fraværsdag. Derefter slettes sagen; kun uigenkaldeligt anonym statistik kan bevares. |
| Efter aftalens ophør | 30 dages standardperiode til eksport og derefter sletning fra aktive produktionssystemer senest 60 dage efter ophøret, med de undtagelser der følger af punkt 7. |
| Backups | Rester slettes gennem den dokumenterede, løbende backupcyklus og er ikke tilgængelige i almindelig drift. |
| Retskrav og hændelser | En relevant og begrænset del kan isoleres og opbevares, indtil en konkret tvist eller sikkerhedshændelse er afsluttet, eller et krav er forældet. |
Bilag B – Tekniske og organisatoriske foranstaltninger
- Krypteret kommunikation via HTTPS/TLS og leverandørunderstøttet kryptering ved lagring.
- Adgangskodehashing, sikre sessionscookies, MFA-mulighed og begrænsning af loginforsøg.
- Rollebaseret adgang, virksomhedskontekst og databasekontroller til adskillelse af kunder.
- Private dokumenter, tidsbegrænsede tokens og begrænset indhold i e-mails.
- Hændelses- og revisionslog, sårbarhedsgennemgang samt kontrolleret ændrings- og deploymentsproces.
- Procedure for hændelser, adgangsændringer, sletning, leverandørstyring og løbende risikovurdering.
Bilag C – Foreløbig underdatabehandlerliste
| Leverandør | Ydelse | Primær placering / overførsel |
|---|---|---|
| Vercel | Hosting, applikationsdrift og logs | Afventer: aftale, behandlingssteder og overførselsgrundlag verificeres |
| Supabase | PostgreSQL-database og privat fillagring | Primær databaseregion er konfigureret i EU. Afventer: aftale, supportadgang og eventuelle øvrige overførsler verificeres |
| Resend | Transaktionsmails | Afventer: aftale, behandlingssteder og overførselsgrundlag verificeres |
Det mangler før aftalen kan bruges
Spørgsmål om databehandleraftalen kan sendes til privacy@orlavo.dk.
11. Lovvalg og underskrift
Aftalen er underlagt dansk ret og den værnetingsbestemmelse, der følger af hovedaftalen. Den endelige version skal identificere begge parter, ikrafttrædelsesdato, tegningsberettigede og accepteringsmetode.
Grundlaget kan sammenholdes med Datatilsynets skabeloner og standardkontraktbestemmelser efter GDPR artikel 28.